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南宁市公证机构公证执业专项检查通报


发布时间:2020-08-12 11:50     来源:南宁市司法局   


为贯彻落实《中共司法部党组关于加强公证行业党的领导优化公证法律服务的意见》(司党[2020]1号),根据《司法部公共法律服务管理局中国公证协会关于开展公证执业专项检查的通知》(司公通[2020]10号)要求,根据自治区司法厅公共法律服务管理处及广西公证协会《关于开展全区公证执业专项检查的通知》文件要求,我市于2020年7月9日-10日在全市公证机构开展2020年上半年年度公证机构质量检查暨公证执业专项检查工作会议,对于“放管服”改革、“五不准”执行情况、窗口规范化建设、信息化建设、公证质量等方面进行专项检查,现将南宁市公证机构的自查情况报告如下:

一、坚持“减证便民”,做好“放管服”改革

1.打通网络办证平台,让群众少跑腿。为顺应新时代互联网高速发展背景下“微端办证”、“网络办证”的趋势,公证处依托法信公证云平台,将线上预约与线下受理相结合,积极探索建立新形势下的“互联网+公证”服务新模式。如隆安公证处推行“减证便民”,实行一次性告知清单,清除不必要的证明材料清单,严格遵守限时办结制度,为“老、弱、病、残”等困难户、贫困户开通“绿色通道”,减免特殊群体公证费用。桂南公证处积极打通网络公证平台,群众可以通过公证云平台、爱南宁APP,桂南公证处微信公众号办证端口提交相关办证材料申请办理涉外公证,由承办公证员对提交的材料进行网上预审和案件预受理,申请人与公证书制作完毕后携带申请材料前往公证处进行原件核对并领取公证书,最大程度的减少了当事人的往返公证处次数,缩短了排队等待时间,真正做到了“最多跑一次”让群众享受到真正方便、快捷、优质、高效的公证法律服务。北部湾公证处推出远程视频+电子签名在线公证服务,该平台是依托于微信小程序,集合了二代身份证核验、实名认证、人脸识别、电子签名、电子存证、信息加密等先进技术于一身,在满足了群众便捷办证需求的同时,充分保障了公证程序的合法性、严密性。即使远在外地、国外的当事人,通过“微公证”平台的远程视频+电子签名服务,远隔千万里,半个小时也可办好公证。远程视频、电子公证,是北部湾公证处积极贯彻司法部推进“互联网+公证”、“零接触”、“非接触”服务,便民利民的重要举措。

2.合作制公证处推行全年无休制度,满足群众的办证需求。新设立的两家合作制公证处北部湾公证处和华强公证处均实行全年办证无休制度,对于一些简单的声明书、委托书等,在材料齐全的情况下,加班加点,即时办理即时出证,彻底解决“一证难求” 的老大难问题,最大程度满足人民群众办理公证的需求。北部湾公证处还在广西公证行业中首家推出向最美逆行者致敬法律服务公益活动,为驰援武汉的八批共962名医务人员提供2020年全年免费公证法律服务,为抗疫医务人员倾心助力,为弘扬大爱大勇的正能量保驾护航。到目前为止,共接待抗疫医务人员15人次,免费为抗疫医务人员办理公证书3件。

3.推进公证文书邮寄送达,提高群众满意度。北部湾公证处、桂南公证处通过改进公证文书送达方式,整合优势资源,通过邮政速递EMS提供寄送服务,为公证服务群众跑好“最后一公里”,满足群众多元化取证需求,提升公证业务服务水平和群众办证满意度

4.公证机构进驻法院,推进多元化纠纷解决。2019年6月13日,南宁市桂南公证处驻兴宁区法院司法辅助中心挂牌成立,这是广西首家司法辅助中心的设立,该中心成立 一年来,共调解案件1431件,成功449件,成功率为31.37%,调解成功的案件包括物业合同、民间借贷、婚后财产、遗产继承等。继兴宁司辅中心的成功经验,2020年7月14日,南宁市桂南公证处第二家司法辅助中心在青秀区人民法院挂牌成立。公证处驻法院司法辅助中心的主要业务范围包括公证事项、公证事务和司法辅助业务三大类,辅助中心的工作人员除了能办理公证机关的一切事务外,还为当事人提供诉前法律引导和服务、解答法律问题、接受法院委派开展立案前调解、案件款项的提存、进行证据保全、赋予强制执行效力债权文书公证、司法送达等司法辅助事务。公证机关入驻法院将极大方便百姓群众,实现审判辅助事务“一站式”服务。司法辅助中心的成立,实现了司法行政业务尤其是公证法律服务与法院审判辅助业务的有效对接,通过建立优化协同高效的矛盾纠纷化机制,既能节约诉讼资源,又能满足群众不断增长的公证服务需求,还为拓展公证服务业务提供难得的发展机遇。

北部湾公证处于2020年6月17日与自贸区所在地的良庆区人民法院开展对接座谈会,主要围绕公证处参与法院诉前调解、协助开展调查取证、参与送达、协助开展保全、协助开展执行工作等方面进行业务交流与研讨,以开展公证与诉讼对接,推进多元化资源整合,推进多元化纠纷解决机制协调工作,创新公证参与司法辅助事务新模式。

二、扎实做好“五不准”,规范办证行为

自司法部发布《关于公证执业“五不准”的通知》后,要求全市公证机构立即召集公证人员对“五不准”执业要求进行学习,确保将规范公证执业的要求落到实处。要求公证员尽到更高标准的审查注意义务,不得片面依赖书面证据材料而忽视沟通交流,不得只重程序合规而轻实体内容审查。自2018年至2020年6月30日,全市公证机构共办理6552件涉及不动产的委托书公证,涉及不动产处分的委托书内容均为固定项目,不办理全项委托。各公证机构在办理委托书公证时加强与当事人的沟通交流,着重核对当事人身份情况,严格审查申请人的真实意思表示,对有疑点的申办材料进行调查核实,并在日常工作中不断加强改善询问笔录,杜绝不审查核实,乱办证等违规办证行为。

三、规范公证机构窗口建设、加强信息化建设

全市各公证机构办证大厅已上墙工作人员公示牌、公证收费标准、办证流程、公证处工作制度等展板标识,公证处牌匾及徽章标识均严格依照中国公证协会规范化建设要求定制,值班工作人员规范佩戴工作牌、党员佩戴党徽。各个办证窗口配备电脑、打印机,身份证阅读器、人脸识别仪、高拍仪等办公设备。办证大厅内配备自助电脑、复印机、写字台以及意见箱。

有条件的公证机构开通微信公众号为群众提供更便捷的公证法律服务。如桂南公证处于2019年8月开通官方微信公众号,主要功能为公证普法宣传、申办材料告知、网上申办公证以及办理文书邮寄送达。2020年上半年共发布普法推文22篇,公众号粉丝3047人。目前,公证处通过引导当事人在微信公众号上索取办证材料清单,满足了电话咨询当事人予以对照查看材料清单的需求,大大提高了工作效率。同时,公证处坚持公众号推文每月4篇,将晦涩难懂的法律条文通过平和有趣的故事用以释法,得到了群众的广泛好评。同时,桂南公证处打通公证云网上办证系统,目前已经开通涉外公证案件的网络受理,2020年上半年,桂南公证处网上申办379条,成功受理347件公证案件。

四、紧抓公证质量,规范公证执业

我市2020年7月9日-10日在全市开展2020年上半年年度公证质量暨公证执业专项检查工作会议,由11家公证处主任组成检查组对华强公证处、北部湾公证处进行了实地检查,对全市9家事业编制公证处的卷宗进行了交叉检查。

本次检查,采取随机抽查方式,由市局在公证行政管理和行业管理系统中随机抽取每个处20本以上(其中华强、北部湾各40本以上)不同类型的公证卷宗,对新设立的2家合作制公证处华强、北部湾采取实地检查的方式,其他9家事业编制公证处按市局随机抽取的卷宗号将案卷带到市局进行交叉检查,共检查公证案卷348件,检查小组人员按照中国公证协会《公证质量标准》(试行)、《南宁市公证案卷质量检查评分标准》(2015年),进行逐项检查,对发现问题向承办人员进行逐一反馈、核实。从检查情况看,公证员所承办的卷宗均办证程序,内容真实、合法,适用法律准确、证明材料齐全、定式公证书格式符合标准、书写规范、符合要求。本次检查未发现假人假证,但少量公证书存在一定瑕疵,已要求各公证机构采取措施及时补正、整改,在今后的办证过程中,减少瑕疵公证书,切实提高公证质量。

    五、专项检查主要内容

1.公证收费情况

通过专项检查,在公证收费方面,各公证机构基本均公证处财务人员专职收费,均能按照《广西壮族自治区公证服务收费项目收费标准》(桂价费字〔1999〕132号)的文件标准收取公证费。为方便当事人缴费,有条件的公证处均采取多种支付方式缴纳公证费,收取的公证费直接进入公证收费专户,并向当事人出具发票,确保收取的公证费用与开票金额一致。目前全市公证机构未发现利用办证谋取私利、支付回扣,以及乱收费、收费不入账等违法违规行为,没有以诋毁其他公证机构、公证员等不正当手段争揽公证业务的现象。

2.公证执业情况

通过2020年上半年年度公证质量暨公证执业专项检查,各公证机构落实有关公证业务规范化标准化项目要求,严格按标准实施。完善公证办证流程管理,明确公证咨询、申请、受理、审查、核实、审批、出证、送达等各个环节的工作内容和时限要求,促进公证机构及公证员严格依法依规办理每一项公证,使办证流程更加规范、更为高效,确保每一个公证事项办证程序合法、完备、严谨。全市公证机构未发现不审查核实,为不真实、不合法的事项出具公证书、乱办证等违规办证行为。

3.公证管理系统公证登记簿录入情况

全市公证机构2019年初完成2018年度数据录入公证行政管理系统登记簿,现已实现综合办证系统与行政管理系统登记簿数据同步。2020年上半年,全市公证机构行政管理系统登记簿数据异常数据均已及时更正,没有批量办证数量较大的以及公证费减免数量较多的公证事项。

4.公证复查情况

2020年以来全市公证机构投诉案件共5件,其中3件因公证机构工作人员跟当事人沟通不畅引起的投诉,2件涉及公证复查及公证复查争议投诉,均已予以妥善处理。公证复查、公证复查争议投诉反映问题集中的公证事项为继承权公证。

5.档案管理和水印纸管理情况

各公证机构的档案管理均能严格按照《公证档案管理办法》各项规定履行管理职责,在规定的时间内完成卷宗的归档、盖章、装订、入库、查档等,归档工作及时不拖延。严格执行印章使用制度,由专人负责管理、加盖公章,印章管理未出现问题;严格执行公证专用纸管理办法,设专人分别负责水印纸的订购、申领、发放、审查、调剂、统计等工作,没有水印纸丢失、被盗情况发生。

2020年8月12日